Eiendomsbransjens ledere om ledelse i krisetid

Mari Skjærstad, adm. direktør i BoligPartner

Hva ser du som dine viktigste oppgaver som leder under en krise?

En av de viktigste oppgavene å lykkes med som leder, er å skape en felles grunnforståelse i organisasjonen rundt hva vi er til for, hvor vi skal og hvordan vi skal komme oss dit. Vi må omsette strategien til det som for den enkelte ansatte oppleves som en operativ, forståelig og meningsfylt arbeidshverdag. I en normal verden, gjøres dette bevisst og ubevisst gjennom rutiner for enkel og god kommunikasjon, tett oppfølgning og faste rammer og hvor virksomheten for øvrig er innrettet for løpende kulturbygging rundt dette, mellom folk og i møte med folk.

Ikke noe av dette blir mindre viktig i en akutt krisesituasjon hvor koronapandemien nærmest over natten satte hele samfunnet på hodet, hvor ansattes privatliv og jobbhverdag brått blir en helt annen, og hvor de fysiske treffpunktene forsvinner. Men noe blir viktigere enn annet, og måten å samle laget på og tidslinjene for hva som er viktigst – når, må settes på nytt. Hos oss satte vi krisestab med ledergruppa 11. mars og har siden jobbet ekstremt tett som ledergruppe  i erkjennelsen av at ledergruppa som forum har en åpenbar merverdi i en krisesituasjon.

Ved å sette krisestab, reduseres ikke bare risikoen for enkeltmannsroller og nøkkelpersoner i en smittesituasjon, men det er ekstremt mye informasjon som må oppfattes, forstås og etterfølgende formidles ut til alle ansatte likt med fokus på trygg, forutsigbar og samtidig infoflyt. Dette oppnår vi ved tett samarbeid og umiddelbar setting av gode rutiner og struktur på dialog og oppfølgning av de respektive avdelinger og ansatte via digitale verktøy på hjemmekontor. Viktig å få satt de operative rammene for en ny jobbhverdag raskt og likt ut i livet. Tilsvarende viktig med felles overordnet handlingsplan for de respektive aktiviteter som i lys av en «ny verden» må prioriteres først, samt dedikere ansvarlig med frister for oppfølgning, og igjen sikre at løpende informasjon fra de respektive prosjektene flyter ut likt til hele organisasjonen. Fokusområder kort og halvkort sikt opp mot ivaretagelse av ansatte – kunder – leverandører – samarbeidspartnere – styre- bank/finans og rutiner for «normalisert» oppfølgning.

Viktig som overordnet leder å holde hodet kaldt og hjertet varmt, og nettopp også i lys av mangel på fysiske treffpunkter; heller ta en kort teams prat eller telefon for mye enn for lite. Forsøke sikre at energinivået både hos seg selv, i ledergruppa og i det man formidler, ansporer til å holde både motet og aktivitetsnivået oppe dag for dag – uke for uke. Etter hvert i en mer «normalisert» unntakstilstand også søke sette de lengre brillene på og rette blikket mot hva som må gjøres kommende måneder og halvår. Viktig som leder i denne fasen også å erkjenne både for seg selv og alle andre, at man faktisk ikke har alle svar, men søke sette alle spørsmål som løpende dukker opp inn i et system for avklaring og deling etterhvert som svarene kommer.

På hvilke måter bidrar din organisasjon til å holde hjulene i gang for samfunnet?

Vi opprettholder full drift og levering ut til alle våre mange hundre byggeplasser landet rundt, og vi har turt -på tross av korona- også å opprettholde fullt trøkk på markedsaktiviteter, inkludert lansering av flere nye boligprosjekter og ny hytteserie i disse ukene. Vi har iverksatt flere tiltak mot våre forhandlere i forsøk på å sikre bedret likviditet og konkurransekraft i deres lokalmarkeder slik at de også har et ekstra moment til å holde hjulene i gang.   Vi jobber nå løpende mot bank, kommuner og øvrige offentlige støtteordninger i forsøk på å komme i posisjon til prosjekter som sikrer mulighet for omstilling og avdemper risiko for permitteringer og oppsigelser både hos oss og våre underentreprenører. Det er ekstremt viktig for vår bransje å holde også salgsaktiviteten oppe. Et salg sysselsetter vesentlig flere enn en selger eller våre egne ansatte. En bråstopp i boligmarkedet nå vil få store ringvirkninger for hele  nyboligbransjen på litt lengre sikt. Dersom det totale nyboligsalget i 2020 eksempelvis for bransjen reduseres med 50 %, vil dette føre til 50.000 tapte årsverk. Effekten av sviktende salg nå, kommer fullt ut til høsten og neste år.

Jan Spandow, adm. direktør i Spabo Eiendom

Hva ser du som dine viktigste oppgaver som leder under krise?

Vær synlig: Historien er full av fortellinger om ledergrupper som svarer på kriser ved å låse seg inne i et møterom og som dermed blir utilgjengelige for organisasjonen og kunder. Etter beslutningen om å etablere hjemmekontor som primær arbeidsplass ble fattet, besluttet vi samme dag en policy i forhold til de av våre kunder som vi antok ble hardest rammet. Vi var derfor raskt ute med å kommunisere en forutsigbar policy i forhold til våre kunder i handel og servering segmentene. Vi brukte også de første dagene til å etablere nye møteplasser og tekniske plattformer, der Microsoft Teams og Messenger ble sentrale for å avholde møter og utveksle ad-hoc informasjon internt.

Vær tydelig: Dialog over mail gir stort rom for misforståelser og tolkningsforskjeller. Vi har vært svært opptatt av å være tydelige i forhold til hva våre kunder, leverandører og medarbeidere kan forvente seg av oss, og hvilke forutsetninger vi krever for å stille opp. Internt gikk vi ut med tydelig informasjon om at vi ikke ville permittere i Spabo Eiendom, for å stoppe eventuelle spekulasjoner.

Stol på dine medarbeidere: De som har direktekontakt med kunder og leverandører har også størst innsikt i hva som trengs for å avhjelpe situasjonen som er oppstått. Vi har vært veldig opptatt av å ha retningslinjer, men også like opptatt av at disse kan tilpasses dersom situasjonen krever det.

Behold kontroll og informer: Vi har vært svært opptatt av å utvikle verktøy for å dokumentere og kommunisere konsekvenser av de avtaler som blir inngått. Raske avgjørelser krever ekstra fokus på dokumentasjon i etterkant. Dette er nødvendig når man raskt skal formidle mange ekstraordinære avtaler på tvers av vår organisasjon. Vi har også vært veldig opptatt av å øke vår likviditetsbeholdning for å møte økt usikkerhet, samt oppdatere de finansielle institusjonene vi jobber med om vår status på jevnlig basis.

På hvilke måter bidrar din organisasjon til å holde hjulene i gang for samfunnet?

Vår første respons på krisen var å kommunisere til våre leietakere tilbud om å utsette husleie for april til slutten av juni. Dette gjorde vi allerede når vi flyttet alle til hjemmekontor, torsdag 12. mars. Fredag 13. mars annonserte myndighetene at de «stengte ned», og påfølgende mandag 16. mars skjerpet vi vårt tilbud om utsatt leie, til leiefritak for april måned for de fleste av våre leietakere innen handel og servering. Unntaket var apotek og varehandel, som har omsatt bra hittil. Vi opplever at våre leietakere er takknemlige for støtten og ikke minst forutsigbarheten vi har bidratt med. Vi opplever også at vår forutsigbarhet stoppet endel diskusjoner og bekymringer om umiddelbar konkurs blant våre kunder.

Vi har også innrømmet husleiereduksjon og utsatt husleie for endel av våre leietakere i bolig og kontorsegmentene, som er blitt rammet av permitteringer eller omsetnings-stopp. Myndighetenes ordning med «kontantstøtte for bedrifter» har nå ytterligere bedret situasjonen for våre leietakere. Vi jobber nå med beslutningsgrunnlag for å gjenoppta planlagte byggeprosjekter som er satt på vent. Dette inkluderer utdeling av kontrakter for ombygging og rehabilitering. Den største innsigelsen som vi må håndtere er at mange er på hjemmekontor, og kan bli negativt påvirket av støyende arbeider på dagtid.

Oppsummert: Det å utøve lederskap under krisetider er for oss på veldig mange måter det samme som å utøve godt lederskap under «normale» omstendigheter. Forskjellen ligger for det meste i hastigheten som beslutninger må tas. Vår innstilling har vært at det er bedre å gjøre noe, enn å sitte stille – selv med manglende beslutningsgrunnlag. Vi jobber nå med å etablere en ny «normal» situasjon, som tillater videre utvikling av vår virksomhet dersom nåværende situasjon vedvarer. Vi fokuserer på hvordan vi kan gjøre våre oppgaver bedre og mer effektivt. Det er alltid rom for forbedring, Corona eller ei.

Mona Ingebrigtsen, adm. direktør i Oslo Areal

Hva ser du som dine viktigste oppgaver som leder under en krise?

Å være tilgjengelig.

Sørge for følgende:

• At de ansatte har det bra og får fleksibilitet i sine arbeidsoppgaver/jobber – både steds – og tidsmessig. Vi er heldige som ikke permitterer ansatte, medfører trygghet.
• Følge opp våre kunder, og spesielt de små som nærmest har fått yrkesforbud.
• At selskapet har tilstrekkelig likviditet
• Følge opp våre leverandører.

Være løpende informert om og følge rådene fra Helsemyndighetene – være med på vår felles dugnad. Sørge for at alle har – og forstår -nødvendig informasjon og tiltak. Tenke fremover – være forberedt på ulike scenarier.

 På hvilke måter bidrar din organisasjon til å holde hjulene i gang for samfunnet?

Vi igangsetter/forskutterer service – og vedlikeholdsprosjekter. Vi opprettholder en så tilnærmet normal arbeidssituasjon som mulig både på drift og for prosjekter. Vi bistår de hardest rammede kundene med leieutsettelse/leiefritak. Hjemmekontor – tilbyr alle nødvendige fasiliteter (ergonomisk og digitalt). Vi både arrangerer og deltar i digitale møter og seminarer

Jostein Kalsheim, COO i Smedvig Eiendom

Hva ser du som dine viktigste oppgaver som leder under en krise?

Det umiddelbare er å ivareta liv/helse og forholde oss til de rammer myndighetene har satt. Videre er oversikt og kontroll nødvendig, for derigjennom skape trygghet hos ansatte og nære samarbeidspartnere. Våre aller viktigste samarbeidspartnere er våre kunder. Deretter er det viktig å vurdere langsiktige konsekvenser av en krise – kunde/leverandørrisiko, markedsrisiko, strategiske utfordringer og muligheter m.m. – kort sagt vurdere endringer i planer og strategier.

På hvilke måter bidrar din organisasjon til å holde hjulene i gang for samfunnet?

Vi vil fullføre pågående prosesser og prosjekter. Vi vil forsere våre digitaliseringsinitiativ.

Gunnar Gjørtz, adm. direktør i KLP Eiendom

Hva ser du som dine viktigste oppgaver som leder under en krise?

I en situasjon som vi har nå, er det viktig for meg som leder å skape grunnlag for trygghet og handlingskraft. Det innebærer å gjøre våre ansatte og kunder trygge på at KLP Eiendom oppfyller de forpliktelser vi har tatt på oss, og at vi er i stand til å gjennomføre virkningsfulle tiltak for å tilpasse oss nye forhold. På daglig basis deltar jeg i diskusjoner og gjør vurderinger av hvilke verktøy våre folk trenger for å manøvrere oss best gjennom disse vanskelige tidene.

På hvilke måter bidrar din organisasjon til å holde hjulene i gang for samfunnet?

Først og fremst gjør vi alt vi kan for at våre bygg skal fungere som normalt for våre leietakere og publikum, altså sikre god og trygg drift med gjennomføring av smittevernstiltak. Vi jobber for å gjennomføre eiendomsprosjekter, små og store, etter opprinnelig fremdriftsplan, som bidrar til å opprettholde aktivitet hos våre leverandører. I tillegg gir vi betalingsutsettelser til våre leietakere som er hardt rammet av korona-pandemien. Vi arbeider også med ytterligere tiltak for å hjelpe disse leietakerne økonomisk.

Leif Arne Røsnes, adm. direktør i Braathen Eiendom

Hva ser du som dine viktigste oppgaver som leder under en krise?

Behov for informasjon i organisasjonen øker når uventede forhold / kriser oppstår. Jeg bruker derfor mye tid på informasjonsinnhenting, bearbeide denne slik at kommunikasjon i organisasjon treffer best mulig. Hensikten er å fjerne frykt og med det skape forståelse og trygghet. Jeg har en ledergruppe bestående av 6 personer der kommunikasjon i organisasjonen og våre tiltak knyttet til den krise vi nå står ovenfor blir hyppig drøftet. På denne måten bedres beslutningene. Jeg som daglig leder og mellomlederne gir med dette en felles forankret informasjon til organisasjonen. Vår beredskapsplan tok eksempelvis ikke høyde for et alvorlig virusangrep på samfunnet, men planen har vært nyttig fordi den gir generelle føringer på hva som bør gjøres når kriser oppstår. På denne måten kan man si at vi var iallefall litt forberedt. MEN, planen vil nå bli revidert!

På hvilke måter bidrar din organisasjon til å holde hjulene i gang for samfunnet?

Vårt bidrag til samfunnet er å sette helse først uansett. Våre bygg er gjennomgått systematisk for å igangsette treffsikre tiltak slik at byggene er forsvarlig å bruke. Virksomheten vår justeres ift. en mer usikker fremtid. Vi er mest eksportert mot kontor og lager som ikke er så berørt av krisen knyttet til eksempelvis bortfall av inntektsgrunnlaget. Våre kunder innenfor handel og restaurant som nærmest har mistet hele sitt inntektsgrunnlag er vi i en nær dialog knyttet til å være med på å sikre en videre drift hos de. Vi gir også her hyppig felles forankret informasjon til våre kunder slik at vi medvirker til en redusert frykt og gjennom det en redusert frykt i samfunnet.

Knut Holte, managing partner i Scandinavian Property Group

Hva ser du som dine viktigste oppgaver som leder under en krise?

Beholde roen og det overordnede strategiske blikket for hva som gir langsiktig verdiskapning. Hyppige informasjonsmøter med de ansatte, for å forankre den langsiktige strategien samt å synliggjøre hvilke kortsiktige tiltak som må gjennomføres.

På hvilke måter bidrar din organisasjon til å holde hjulene i gang for samfunnet?

Vi fortsetter utviklingen av fremtidens boligkonsepter, der alle type mennesker skal kunne bosette seg. Et eksempel er «det gode nabolag», et samarbeidsprosjekt mellom SPG og Bærum kommune. Vi skal utvikle omsorgsboliger, boliger for førstegangsetablerere under 35 år, familieboliger for startlånsmottakere og ordinære boliger i ett boligprosjekt. Dette prosjektet gir beboerne en sosial møteplass for å bidra til å motvirke ensomhet og inaktivitet – et inkluderende fellesskap.

Henrik Melder, adm. direktør i Hemfosa Samfunnsbygg

Hva ser du som dine viktigste oppgaver som leder under en krise?

Den viktigste lederoppgaven under denne krisen har vært å sørge for at vi er oppdatert på utviklingen av krisen, forholder oss til myndighetenes retningslinjer, implementere nødvendige tiltak på våre eiendommer og sørge for at teamet vårt holder trykket oppe og leverer de tjenestene som våre leietakere forventer av oss. I tillegg har vi ukentlige møter, hvor vi oppdaterer hverandre ift. de ulike problemstillingene vi må håndtere.

På hvilke måter bidrar din organisasjon til å holde hjulene i gang for samfunnet?

Som en gårdeier med fokus på samfunnsbygg, er det vår hovedoppgave å levere tjenester til våre leietakere som er tilpasset deres behov. Våre leietakere er blant annet politi, tingretter, sykehus, barnehager og høyskoler. Å sørge for at disse aktørene kan få levert sine tjenester og legge til rette for at de kan utføre en god jobb, føles spesielt samfunnsnyttig i disse tider.

Pål Egeland, adm. direktør i Folksom

Hva ser du som dine viktigste oppgaver som leder under en krise?

Noen stikkord for meg gjennom krisen er; Ivareta menneskene i selskapet og rundt oss, skape trygghet rundt situasjonen og fremstå tydelig i retningslinjer, løsninger og handlinger. Tror det er viktig å bevare roen og få forståelse av situasjonen og konsekvenser for selskapet, samt etablere en tydelig holdning og plan for hvordan vi håndterer krisen, både når det gjelder endrede interne retningslinjer og bistand/bidrag overfor leietakere.

På hvilke måter bidrar din organisasjon til å holde hjulene i gang for samfunnet?

Vi har innført smitteverntiltak i tråd med anbefalinger fra myndighetene på alle eiendommer. Vi har dialog med hver enkelt leietaker om tilpasning og utsettelse av forpliktelser. Vi bestiller tjenester kanskje litt tidligere enn nødvendig fra grunderbedrifter (som vi vet trenger det). Vi arrangerer drive-in kino på en av våre eiendommer for å gjøre noe hyggelig for folk i en traurig tid, samt at det skaper aktivitet for leietakerne våre på eiendommen. Hittil 28 filmvisninger på 3 uker. Over 8000 besøkende.

Jens Jalland, adm. direktør i Løvenskiold Eiendom

Hva ser du som dine viktigste oppgaver som leder under en krise?

I krisetider søker vi alle trygghet. Som leder er det derfor ekstra viktig være tydelig og forsøke å holde ting så enkelt som mulig. Vi må ta vare på hverandre og være der for hverandre. Samholdet i organisasjonen  gir kraft og styrke til å fokusere på de riktige tingene i krisetider.

På hvilke måter bidrar din organisasjon til å holde hjulene i gang for samfunnet?

Løvenskiold Eiendom har til enhver tid mange store og små prosjekter under planlegging og gjennomføring innenfor bolig- og næringsutvikling. Vi vil etter beste evne gjennomføre de prosjektene som har startet i samråd med de utførende entreprenørene, og med uminsket kraft fortsette planleggingen av de prosjektene som ikke har startet.