Eiendomsbransjens ledere om ledelse i krisetid

Ida Aall Gram, konserndirektør Eiendom i AF Gruppen

Hva ser du som dine viktigste oppgaver som leder under en krise?

Begrepet «å holde hodet kaldt og hjertet varmt» er alltid viktig for ledere, men kanskje spesielt under kriser som treffer så bredt og skaper usikkerhet både økonomisk og helsemessig. Å «holde hjertet varmt» har vist seg spesielt viktig nå når man ikke møtes fysisk. Ta en ekstra telefon og vis omsorg, det gir både teamfølelse og motivasjon for hver enkelt.

På hvilke måter bidrar din organisasjon til å holde hjulene i gang for samfunnet?

I AF er vi opptatt av både god drift i prosjektene og god helse for våre medarbeidere. Vi har derfor brukt mye tid på å sette oss godt inn i retningslinjene fra myndighetene og tilpasset vår virksomhet for å opprettholde så høy drift som mulig, for dermed å ivareta både arbeidsplasser og fremdriften i prosjektene våre. Gjennom tilpasninger ute i hvert enkelt prosjekt for å ivareta smittevernshensyn har det vært mulig å holde drift på ca. 80-90 % per nå.

Gunnar Bøyum, adm. direktør i Aspelin Ramm

Hva ser du som dine viktigste oppgaver som leder under en krise?

Situasjonen krever to tanker i hodet og handlinger samtidig. Det ene er det raske beredskapsarbeidet hvor selvsagt liv/helse er førsteprioritet og samtidig sørge for at drift og verdier ivaretas på en best mulig måte.  Det andre fokusområdet er hvordan vi kommer tilbake igjen etter en slik krise. De viktige spørsmålene her er om krisen har gitt varige endringer i markedet og endrede forutsetninger for vår virksomhet. Er det strategier og planer som bør endres?

På hvilke måter bidrar din organisasjon til å holde hjulene i gang for samfunnet?

Vi tror våre viktigste bidrag er å holde hjulene i gang på våre utbyggingsprosjekter hvor vi i 2020 investerer over 3 Mrd kroner.

Bernt Nordby Skøien, adm. direktør i Clemens Eiendom

Hva ser du som dine viktigste oppgaver som leder under en krise?

Av alt det viktige i slike situasjoner så handler det først og fremst om å ta vare på kunder og ansatte, og sikre likviditeten. Det er naturlig å bli usikker og mange blir bekymret i en slik situasjon, og informasjon og tett oppfølging av de ansatte mener jeg er helt sentralt. I slike situasjoner er det også en del kunder som får utfordringer og da er det viktig å kunne gå i konstruktiv dialog om løsninger. Til slutt kommer du ikke forbi at virksomheten må ha nødvendig likviditet gjennom en slik fase, og som leder er det viktig å raskt danne seg et bilde av situasjonen og forsøke å sikre nødvendige midler.

På hvilke måter bidrar din organisasjon til å holde hjulene i gang for samfunnet?

Vi har vært veldig tydelige på at vi skal bidra til å holde fremdrift i våre byggeprosjekter. Vi forsøker så langt som mulig å ikke å komme i en situasjonen der vi, som byggherre, må forsinke våre prosjekter. For å få dette til kreves det tett dialog, og av og til pragmatiske løsninger mellom partene, men i slike situasjoner har de aller fleste ønsker og forståelse om å finne løsninger. Vi har nå fem prosjekter under bygging og alle disse går foreløpig som planlagt. Videre har vi stort fokus på fremdrift i reguleringsprosessene og er også her opptatt av at det ikke skal være vi som eventuelt er skyld i en forsinkelse. Her har vi for øvrig opplevd noe ulik holdning hos kommunene, men det er flere og flere som nå er berammet med videomøter slik at prosessene kan komme videre. Jeg synes det er imponerende å se hvor stor produktiviteten er både hos kommuner og leverandører.

Nils Morten Bøhler, konserndirektør i OBOS Eiendom

Hva ser du som dine viktigste oppgaver som leder under en krise?

Det er viktig å beholde roen, ikke handle overilet og forsøke å forstå det store bildet. For en leder er det viktig å være tilstede for organisasjonen, ta vare på de ansatte, ta tydelige avgjørelser og sørge for at virksomheten ikke stopper opp.

På hvilke måter bidrar din organisasjon til å holde hjulene i gang for samfunnet?

Vi er opptatt av å holde virksomheten i gang hva gjelder byggevirksomheten. Dette betyr mye for sysselsettingen i mange ledd. Vi har tro på at forholdene etter hvert skal normaliseres og har soliditet til å tåle en motgang. Vi har bestilt fullføring av kontorprosjektet vårt Oslo K i Freserveien rett før påske for kr 125 mill. slik at det ferdigstilles i 2021 med 30.000 nye kvm kontor. Viktig for oss, men ikke minst for alle som har sin arbeidsplass på byggeplassen. Virkningen av krisen blir større hvis alle nå skulle stoppe byggeprosjekter.

Som en stor aktør innenfor handel og kjøpesentre legger vi stor vekt på disse fortsatt skal være et trygt sted å handle. Dette gjelder for alle kundene, de som driver butikk og de som har ansvar for driften. Det lokalet sentret skal fremstå som trygt og preferert. Vi har derfor iverksatt ekstra renhold, skilting, justert åpningstider og flere andre tiltak. Vi skal også sørge for at butikkene og nærservice overlever, hvilket betyr at også vi som gårdeier må bidra med å ta en del av merkostnadene, bidra med betalingsutsettelser og leiefritak.

Rolf Thorsen, adm. direktør i Selvaag Bolig

Hva ser du som dine viktigste oppgaver som leder under en krise?

Forstå hva krisen innebærer for bedrift og ansatte og sørge for planlegging og iverksettelse av adekvate tiltak. Være et samlings- og informasjonspunkt for kunder, ansatte, styre, eiere og omverden. Være synlig og tilgjengelig gjennom krise. Som leder har jeg en viktig oppgave i å bidra til å skape forutsigbarhet. Kriseledelse er et kollektivt ansvar: toppledere, mellomledere og medarbeidere har alle en rolle.

På hvilke måter bidrar din organisasjon til å holde hjulene i gang for samfunnet?

Vi forsøker å drive bedriften så normalt som mulig, hensyntatt eksterne og interne begrensninger på fysisk samarbeid og økt behov for hygiene. I praksis betyr det at alle byggeprosjekter går omtrent som planlagt, utviklingsprosjekter drives frem som før, men med noen utfordringer ift myndighetstilgjengelighet og salg drives så godt det lar seg gjøre, med bruk av bare privatvisninger og stor grad av e-møter. Legge til rette for og oppmuntre til å se på alternative løsninger for å utføre/løse oppgaver (utvikling og innovasjon), for eksempel visninger på Facetime. Ved å dele dette internt og eksternt er vi med på å motivere til å tenke alternative løsninger både for oss selv og for de rundt oss. Dette bidrar til å holde hjulene i gang.

John Skogen, eiendomsdirektør i UiO Eiendomsavdelingen

Hva ser du som dine viktigste oppgaver som leder under en krise?

God kommunikasjon om situasjonen og hvordan vi håndterer de ulike deler av virksomheten har vært det aller viktigste. Her har jeg og kommunikasjonsavdelingen sendt ut løpende informasjon til alle medarbeidere for å skape trygghet og ro slik at vi også kan få fokusert på våre primæroppgaver. Med mange i virksomheten på hjemmekontor og også mange «ute i felten» med renhold, vakthold, eiendomsdrift mm. krever det det en tett oppfølging fra nærmeste ledere. Støtte og coaching av linjelederne er også en viktig oppgave under en krise.  En annen viktig oppgave for meg har vært å delta i UiOs sentrale/-strategiske beredskapsledelse og linke dette inn i vår egen kriseledelse hvor vi har hatt regelmessige møter.

På hvilke måter bidrar din organisasjon til å holde hjulene i gang for samfunnet?

Universitetet har stengt sine campuser og bygg, men virksomheten har så langt som mulig blitt videreført med digital undervisning og hjemmekontor. Imidlertid er det noe virksomhet/forskning som ikke lar seg gjennomføre på den måten og noen må derfor bruke laboratorier osv. for at kritisk virksomhet ikke skal bli skadelidende. Eiendomsavdelingen sørger for at de lokaler og bygg som ikke er stengt ned blir renholdt og driftet under de nye rammene som gjelder. Likeledes har våre pågående bygge- og rehabiliteringsprosjekter i egne bygninger blitt holdt i gang med den oppfølging og de ressurser dette krever fra Eiendomsavdelingen.

Pål Magnus Aglen, adm. direktør i Veidekke Eiendom

Hva ser du som dine viktigste oppgaver som leder under en krise?

Holde hjulene i gang, dvs. i prioritert rekkefølge; kontroll på likviditeten (unngå likviditetskonkurs), alle ansatte i meningsfullt arbeid (prioritet på virksomhetskritiske ressurser), dernest resultatsikring 2020 (klarer vi berge noe av resultatet?).

På hvilke måter bidrar din organisasjon til å holde hjulene i gang for samfunnet?

Vi bidrar ved å holde kontantstrømmen i bransjen i gang, dvs. sørge for at byggeplasser går, gjennom å ha finansiering klar (god dialog med bankene) og ikke begynne på en reise med å knipe likviditet/kontantstrøm til entreprenører og leverandører. Tross nedgang i salg av boliger og utleie av næringsbygg, ser vi gjennom krisen og holder produksjonen oppe (viktig mtp. sysselsetting og unngår permitteringer/oppsigelser).

Ole Petter Bjørseth, adm. direktør i R. Kjeldsberg

Hva ser du som dine viktigste oppgaver som leder under en krise?

Det viktigste for meg som leder er hele tiden å skaffe meg et godt overblikk over situasjonen til enhver tid og foreta valg ut fra en analyse – og ikke frykt eller følelser. Dernest er det viktig med god kommunikasjon med medarbeiderne og da bruk av både telefon og videokonferansesystemer. Vi har vært på hjemmekontor de siste tre ukene før påske og det ser ut til at vi skal fortsette med det. Budskap i kommunikasjonen må være tydelig og jeg må søke å spre en trygghet og energi i kommunikasjonen, slik at medarbeiderne kan stå i situasjonen, så lenge det kreves. Samtidig er det viktig å ha en god dialog med den enkelte medarbeider for hele tiden være oppdatert på hvordan de opplever krisen og hvordan den påvirker dem. De er ikke vant til hjemmekontor og for noen kan det oppleves som ensomt og stiller store krav til selvdisiplin.

På hvilke måter bidrar din organisasjon til å holde hjulene i gang for samfunnet?

Vi holder bygge- og ombyggingsprosjekter i gang, og vi jobber med å sette i gang nye byggeprosjekter. Selv om det siste er mer krevende i den situasjonen vi er i. Det er få nye planlagte kontorprosjekter i Trondheim, men det er nok bedrifter som skyver beslutningen om nye lokaler foran seg slik verden nå ser ut. Bygge- og anleggsbransjen er en av de viktigste bransjene i fastlandsøkonomien og da må vi prøve å holde den i gang.

Jon-Erik Lunøe, adm. direktør i Bane NOR Eiendom

Hva ser du som dine viktigste oppgaver som leder under en krise?

Mine viktigste oppgaver er å være tydelig på retning og å tilrettelegge for gode diskusjoner og refleksjoner rundt videre veivalg. Det er min jobb å sørge for trygghet og ro i situasjonen, og bidra til positiv entusiasme og glød for å jobbe og løse oppgavene og utfordringene i en uvanlig og krevende tid.

På hvilke måter bidrar din organisasjon til å holde hjulene i gang for samfunnet?

Vi sørger for å holde stasjonene åpne og smittesikre og ha verkstedene i full drift, slik at togene kan gå. Vi har også sørget for å være i en god finansiell stilling slik at vi kommer oss trygt gjennom denne perioden. Fokuset vårt er at virksomheten skal gå som normalt, og at investeringer skal gjennomføres som planlagt. Vi bistår de leietakerne som trenger det, slik at disse kommer seg over kneika på en god måte. Vi skal ha disse med oss videre, også når hverdagen er tilbake.

Harald Vaagaasar Nikolaisen, adm. direktør i Statsbygg

Hva ser du som dine viktigste oppgaver som leder under en krise?

Når en krise som dette inntreffer blir mange av våre ansatte, kunder og samarbeidspartnere berørt. Det er en naturlig usikkerhet, og for enkelte også frykt, som slår inn. For meg har det derfor vært viktig å være raskt ute med tydelig informasjon om hva vi nå skal gjøre, selv om det er usikkerhet knytte til dette. Det innebærer også at det er viktig å etablere så god oversikt som mulig over realitetene, både hos oss og andre berørte. Dette har vi gode rutiner for i form av krisestab og prosedyreverk, som vi øver jevnlig. Det er viktig når krisen treffer oss. Jeg har lagt mye vekt på å være tilgjengelig på digitale flater og ha hyppige digitale møter med alle ledere og streaming til hele organisasjonen med oppdatert informasjon, løypemeldinger  og oppmuntringer. Som leder er det imidlertid viktig å ikke bare  gå seg bort i daglig kriseledelse, men også forsøke å se lengst mulig fremover i en slik situasjon slik at vi er best mulig forberedt på det som skjer videre.

På hvilke måter bidrar din organisasjon til å holde hjulene i gang for samfunnet?

Statsbygg valgte tidlig en strategi for å gjøre mest mulig for å holde hjulene i gang, for å begrense de økonomiske skadevirkningene på kort og lang sikt for oss og våre leverandører. Dette må selvsagt skje innenfor tilfredsstillende smittevern hensyn, og vi har jobbet hardt med å etablere gode rutiner for dette. Vi forsøker så godt det lar seg gjøre å holde aktiviteten oppe i de pågående prosjektene, og ikke minst i planlegging og utlysning av nye oppgaver. Sikring av likviditet i leverandørkjeden ved utbetaling av fakturaer så raskt som mulig uavhengig av forfallsdato et konkret tiltak som har vært viktig for våre leverandører. Vi jobber også med å fremskyve planlagte drifts og vedlikeholdsoppgaver slik at vi sikrer at de som har produksjonskapasitet får utnyttet denne nå i denne kritiske fasen.